KOMI Doc est la solution de Konica Minolta conçue pour centraliser la gestion électronique des documents, les workflows de validation, les processus RH et achats ainsi que la conformité à la facturation électronique. Pour les PME, cette approche permet de réunir dans un même espace des fonctions documentaires et administratives qui participent à une gestion plus structurée de l’information.
Sommaire
- KOMI Doc : réunir GED et facturation électronique dans un même espace
- Centraliser les documents pour simplifier leur gestion au quotidien
- Automatiser les circuits de validation et les processus internes
- Intégrer la facturation électronique à la gestion documentaire
- Une approche adaptée aux différents flux d’information de l’entreprise
- KOMI Doc au service d’une gestion documentaire plus unifiée
KOMI Doc : réunir GED et facturation électronique dans un même espace
Dans une PME, les documents interviennent dans de nombreux processus : comptabilité, achats, ressources humaines, validation interne ou encore échanges avec des interlocuteurs externes. Lorsque ces informations sont dispersées entre plusieurs outils et espaces de stockage, leur gestion peut devenir plus complexe et accroître la charge administrative.
KOMI Doc répond à cette problématique avec une approche centralisée. La solution phare proposée par Konica Minolta réunit dans un même espace la GED, les workflows de validation, les processus RH et achats ainsi que la conformité à la facturation électronique. Elle est disponible en deux versions : KOMI DOC ESSENTIAL et KOMI DOC ADVANCED.
Pourquoi KOMI Doc s’inscrit dans une logique de centralisation ?
L’enjeu ne consiste pas uniquement à numériser des fichiers. Une GED permet d’organiser les documents de manière structurée, de gérer leurs versions, de définir des droits d’accès et de faciliter leur recherche. Elle peut également soutenir les processus métier en associant les documents à des circuits de validation.
Cette centralisation contribue ainsi à éviter la multiplication des outils tout en donnant aux collaborateurs un environnement commun pour accéder aux informations nécessaires à leur activité.
Centraliser les documents pour simplifier leur gestion au quotidien
La gestion documentaire représente un enjeu concret pour les TPE et PME. Une organisation insuffisamment structurée peut entraîner une perte de documents importants, des recherches chronophages, une augmentation de la charge administrative ou encore des difficultés à maîtriser les accès aux informations.
La GED apporte une réponse à ces problématiques en organisant les fichiers selon une logique structurée. Les collaborateurs peuvent retrouver l’information recherchée plus rapidement et disposer du document le plus récent et validé grâce à la gestion des versions.
La sécurité fait également partie des fonctions essentielles d’une gestion électronique des documents. Les droits d’accès peuvent être paramétrés selon les utilisateurs ou les groupes de travail afin d’adapter la consultation des informations à l’organisation de l’entreprise.
À retenir : une GED ne se limite pas au stockage numérique. Elle associe classement, recherche, gestion des versions, droits d’accès, partage et circulation des documents afin de structurer la gestion de l’information.
La mobilité et la collaboration complètent cette logique. La synchronisation des fichiers entre ordinateurs, terminaux mobiles et plateformes cloud permet de faciliter le travail sur les documents, y compris lorsque les équipes travaillent à distance. Le partage sécurisé permet également de transmettre des fichiers à des contacts internes ou externes.
Automatiser les circuits de validation et les processus internes
Centraliser les documents constitue une première étape. L’autre enjeu consiste à organiser leur circulation. Les workflows automatisés permettent de mettre en place des circuits de validation linéaires ou conditionnels et d’accélérer les processus qui nécessitent l’intervention de plusieurs collaborateurs.
Cette logique trouve notamment sa place dans les fonctions comptables et achats. La gestion électronique des documents peut accompagner la dématérialisation des factures fournisseurs et clients, mais aussi l’automatisation des circuits de validation des bons de commande et des rapprochements de comptabilité.
Les ressources humaines sont également concernées. Une GED peut servir à dématérialiser les dossiers salariés, les contrats de travail ou les fiches de paie afin de les conserver dans une base de données unique et sécurisée.
Des technologies qui complètent la gestion documentaire
Plusieurs technologies peuvent accompagner l’automatisation des flux. La reconnaissance optique de caractères, ou OCR, transforme les documents papier en fichiers numériques exploitables. Elle permet d’analyser le texte, d’identifier certaines métadonnées, comme un numéro de facture, puis d’orienter automatiquement le document vers le dossier ou le workflow approprié.
La signature électronique permet pour sa part de remplacer la signature manuscrite par une méthode numérique sécurisée et juridiquement contraignante pour valider à distance des contrats ou des formulaires. La RPA, ou automatisation des processus robotiques, peut prendre en charge certaines tâches administratives répétitives telles que le transfert de données, la génération de rapports ou l’émission de factures.
Intégrer la facturation électronique à la gestion documentaire
La facture fait partie intégrante du patrimoine documentaire d’une entreprise. Sa réception, son classement, sa validation et son intégration dans les processus comptables sont donc étroitement liés à la gestion de l’information. Associer GED et facturation électronique permet de traiter ces sujets dans une même logique plutôt que de les considérer comme deux projets indépendants.
C’est précisément l’un des principes de KOMI Doc : intégrer la conformité à la facturation électronique au sein d’un espace qui prend également en charge la gestion documentaire et les workflows de validation.
Pour une PME, cette approche permet de réfléchir au parcours complet d’une facture. Le document ne doit pas simplement être reçu ou émis : il doit aussi pouvoir être intégré dans les processus internes concernés, être accessible aux personnes autorisées et suivre les étapes de traitement prévues par l’organisation.
La GED peut par ailleurs s’intégrer aux logiciels comptables, aux ERP et aux outils déjà présents dans l’entreprise. L’objectif est alors de mieux relier la gestion des documents aux applications métier utilisées au quotidien.
Une approche adaptée aux différents flux d’information de l’entreprise
La pertinence d’une plateforme documentaire dépend de sa capacité à répondre aux usages réels de l’organisation. Les besoins d’un service RH ne sont pas identiques à ceux de la comptabilité ou des achats, même si tous manipulent des documents qui doivent être classés, sécurisés, retrouvés et parfois validés.
Une approche unifiée permet de conserver une logique documentaire commune tout en prenant en compte ces différents processus. Les documents RH peuvent ainsi être gérés de manière sécurisée, tandis que les flux comptables et achats peuvent bénéficier de circuits de validation et de fonctions de dématérialisation adaptées à leur traitement.
Cette réflexion concerne également la conservation des fichiers. Parmi les fonctionnalités associées à la gestion documentaire figurent des possibilités d’archivage légal, avec une conservation pérenne des fichiers au sein d’un Coffre-Fort Numérique certifié AFNOR et hébergé dans le cloud.
Konica Minolta inscrit KOMI Doc dans une gamme de solutions de gestion documentaire qui comprend également Dispatcher Phoenix et M-Files. Son accompagnement des organisations dans leur transformation numérique associe audit, conseil, services et technologies, avec l’objectif de répondre aux enjeux de gestion de l’information et d’évolution des environnements de travail.
KOMI Doc au service d’une gestion documentaire plus unifiée
Pour les PME, la transformation documentaire ne se résume plus à remplacer le papier par des fichiers numériques. Elle implique de structurer l’information, de maîtriser les accès, de faciliter les recherches, d’organiser les validations et d’intégrer les documents aux processus métier.
En réunissant GED, workflows, processus RH et achats et conformité à la facturation électronique dans un même espace, KOMI Doc s’inscrit dans cette logique de centralisation. La plateforme proposée par Konica Minolta permet ainsi d’aborder la gestion documentaire et la facturation électronique comme les composantes d’un même environnement de gestion de l’information.